Molti certificati possono essere prodotti direttamente dal cittadino senza ricorrere all’Ufficio Anagrafe e Stato Civile, ricorrendo all’autocertificazione. In caso di necessità contatta telefonicamente o vie email (indirizzo sotto) l’ufficio competente.
Autocertificazione
A. Cos’è l’autocertificazione: é una dichiarazione, sottoscritta dall'interessato, prodotta in sostituzione di certificati.
Vi sono pochi casi, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, in cui devono essere esibiti i tradizionali certificati: rapporti con l'autorità giudiziaria, atti da trasmettere all'estero.
B. Dichiarazioni che si possono autocertificare:
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A) Con dichiarazioni sostitutive di certificazioni:
* la data e il luogo di nascita
* la residenza
* la cittadinanza
* il godimento dei diritti politici
* lo stato civile (celibe/nubile, coniugato/a, vedovo/a, divorziato/a)
* lo stato di famiglia
* l'esistenza in vita
* la nascita del figlio
* il decesso del coniuge, dell'ascendente o del discendente
* la posizione agli effetti degli obblighi militari
* l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione
* titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualifica tecnica
* situazione reddituale ed economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare del tributo assolto; possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria relativo all'interessato.
* stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga
* qualifica di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
* iscrizione presso associazioni di qualsiasi tipo
* tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ecc.
* di non aver riportato condanne penali
* tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri di stato civile.Le dichiarazioni di cui sopra non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale.
B) Con dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
* Tutti gli stati, fatti e qualità personali non autocertificabili (non elencati nella precedente lettera "A") possono essere comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.
Si possono ad esempio dichiarare: chi sono gli eredi; la situazione di famiglia originaria; la proprietà di un immobile, ecc.
La dichiarazione che il dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, non può contenerene’ manifestazioni di volontà (impegni, rinunce, accettazioni, procure) né deleghe configuranti una procura.
Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni sostitutive pervenute l’amministrazione procedente entro quindici giorni richiede direttamente la documentazione all’amministrazione competente qualora gli stati, i fattie le qualità personali dichiarati siano certificabili dalla Pubblica Amministrazione.
In questo caso, per accelerare il procedimento, l'interessato può trasmettere, anche tramite strumenti informatici o telematici, copia fotostatica, non autenticata, dei certificati già in suo possesso. Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale, quando siano contestuali ad una istanza.
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà deve essere corredata di copia non autenticata di un documento d’identità oppure firmata alla presenza del dipendente addetto a riceverla, nel caso di presentazione diretta. |
C. Dov’è utilizzabile: L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà sono utilizzabili solo nei rapporti con le amministrazioni pubbliche intendendo tutte le Amministrazioni dello Stato,gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le aziende e le amministrazioni statali ad ordinamento autonomo, le regioni, province, comuni e comunità montane, A.L.E.R., camere di commercio e qualsiasi altro ente di diritto pubblico (compresi gli enti pubblici economici).
Sono inoltre utilizzabili nei rapporti con imprese esercenti servizi di pubblica utilità (Poste, ENEL, Telecom, Aziende del Gas, ecc.).
L'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non possono essere utilizzate nei rapporti fra privati o con l'autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.
D. Come funziona: Per avvalersi dell'autocertificazione direttamente presso gli sportelli degli uffici pubblici, è necessariopresentare la dichiarazione ,che non è soggetta ad alcuna autenticazione, e undocumento d’identità (carta d’Identità o passaporto).
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, necessita dell’autentica della firma solo quando non è contestuale ad una istanza.
L'autentica della sottoscrizione avviene previa identificazione del dichiarante da parte del pubblico ufficiale autenticante.
L'accertamento dell'identità personale del dichiarante può avvenire in uno dei seguenti modi:
a)conoscenza diretta da parte del pubblico ufficiale;
b)dichiarazione di conoscenza da parte di testimoni conosciuti dal pubblico ufficiale;
c)esibizione di documento di identità personale in corso di validità.
E. Soggetti che possono autocertificare:
- I cittadini italiani e dell’Unione Europea; persone giuridiche, società di persone, PP.AA. Enti, associazioni e comitati con sede legale in Italia o nei paesi U.E.
- cittadini extra U.E. regolarmente soggiornanti in Italia, limitatamente a quanto certificabile o attestabile da soggetti pubblici italiani.
F. Cosa fare se non viene accettata: Il pubblico ufficiale o il funzionario dell'ufficio pubblico che non ammettel'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, pur esistendo tutti i presupposti per accoglierla, può essere punito per omissioni o rifiuto di atti d'ufficio.
Il cittadino deve accertare il nome, cognome e qualifica del responsabile della pratica presentata nonché il numero di protocollo e il tipo di procedimento attribuito alla stessa.
Ottenuti i dati, il cittadino richiede, per iscritto, le ragioni del mancato accoglimento dell'autocertificazione o della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà segnalando per conoscenza, il nominativo del funzionario pubblico e gli estremi della pratica al Comitato Provinciale della Pubblica Amministrazione presso la Prefettura del luogo in cui è stata rifiutata l’autocertificazione e alla Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dip. Funzione Pubblica – Roma. La procedibilità è d'ufficio, senza querela di parte.
G. Sottoscrizione autentica e bollo: La legge istitutiva dell'autocertificazione, prevedeva che l'autocertificazione doveva essere sottoscritta e autenticata.
Con l'emanazione del D.P.R. 28 Dicembre 2000, n° 445, l'obbligo dell'autenticazione della firma rimane solo per la "dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà", quando la stessa non è contenuta in una istanza.
L'autenticità della firma delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, può essere eseguita dai seguenti pubblici ufficiali: notai, cancellieri, segretari comunali e funzionari incaricati dai sindaci, anche di comuni diversi da quello di residenza, nonché dal funzionario competente a ricevere la documentazione compresi i funzionari dei gestori di pubblici servizi.
L'autentica della firma è soggetta ad imposta di bollo.
Nessuna imposta di bollo deve essere corrisposta dal cittadino quando comprova che l'uso dell'atto è esente, per legge, dall'imposta.
(Principali usi che giustificano l'esenzione dall'imposta di bollo: pensionistico, assegni familiari, leva militare, iscrizione. liste di collocamento, ecc.)
H. Dichiarazioni non veritiere: Attenzione a non effettuare dichiarazioni non veritiere
L'amministrazione pubblica, può provvedere d'ufficio ad accertare la veridicità di quanto dichiarato dal cittadino.
E' evidente che le norme, semplificando l'azione amministrativa, vogliono anche creare fra Pubblica Amministrazione e cittadino, rapporti di fiduciosa collaborazione.
Il rilascio di dichiarazioni non veritiere è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.
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Altre disposizioni di semplificazione amministrativa:
1) VALIDITA' DI CERTIFICATI
Tutti i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile rilasciati dai servizi demografici, hanno validità 6 mesi dalla data di rilascio.
E' ammessa la presentazione delle certificazioni "scadute", purché le informazioni contenute nei certificati stessi non siano variate.
In questo caso, basta apporre sul certificato una dichiarazione non autenticata, resa dal titolare dello stesso, che attesti che le informazioni contenute nel certificato, non hanno subito variazioni dalla data di rilascio.
Ha validità illimitata ogni certificato non soggetto a modificazione (ad es.: certificati storici, di morte, titolo di studio).
2) ESTRATTI DEGLI ATTI DI STATO CIVILE
La pubblica amministrazione, non può richiedere estratti di atti di stato civile al cittadino, ma dovrà procurarseli richiedendoli direttamente all'ufficiale di stato civile competente.
3) ACCERTAMENTI D'UFFICIO
Le pubbliche amministrazioni, non possono richiedere ai cittadini la produzione di certificati attestanti l'assenza di precedenti penali e l'assenza di carichi pendenti.
Detti certificati, devono essere richiesti, presso gli uffici competenti, direttamente dall'amministrazione pubblica che deve emanare il provvedimento.
Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere atti o certificati che risultano attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse sono tenute a certificare.
4) ACQUISIZIONE DIRETTA DEI CERTIFICATI
Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare le autodichiarazioni, i certificati concernenti fatti, stati o qualità personali risultanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione, sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente, previa indicazione da parte dell'interessato della specifica amministrazione che conserva l'albo o il registro.
5) COPIE AUTENTICHE DI PUBBLICAZIONI
L'interessato può sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, nella quale afferma che la copia del documento o della pubblicazione allegata, è conforme all’originale.
Se questa dichiarazione è contestuale ad una istanza, la firma non va autenticata.
6) PIU' SEMPLICE PARTECIPARE AI CONCORSI
E' abrogata l'autenticazione della firma per la presentazione delle domande ai concorsi pubblici, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali; non è inoltre più previsto il limite di età, tranne che per alcuni casi particolari previsti dalle singole amministrazioni, in relazione alla natura del servizio.
Sono conseguentemente aboliti, i titoli preferenziali relativi all'età.
Se due o più candidati ottengono, a conclusione delle operazioni di valutazione dei titoli e delle prove di esame, pari punteggio, è preferito il candidato più giovane di età.
7) AUTENTICAZIONE DI FOTOGRAFIA
La fotografia, può essere autenticata o legalizzata direttamente dall'ufficio che rilascia il certificato, purché sia presentata personalmente dall'interessato.
8) DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE PRESENTATE DA CITTADINI STRANIERI
Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini Italiani.
I cittadini extracomunitari, residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con decreto del Presidente della Repubblica il 30 Maggio 1989, n. 233, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.
9) DOCUMENTO D'IDENTITA' IN SOSTITUZIONE DEI CERTIFICATI
In occasione dell'accertazione della domanda, è vietato alle amministrazioni pubbliche, ai gestori ed agli esercenti di pubblici servizi, richiedere certificazioni che attestino dati o qualità già contenuti nel documento di identità.
I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati.
10) PRODUZIONE DI COPIE AUTENTICHE
La produzione di atti e documenti, sono pienamente equipollenti agli originali.
L'autenticazione di un documento, può essere effettuata dal funzionario competente, dal quale è stato emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato o conservato, o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonchè da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
Nel caso in cui si debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, dietro esibizione dell'originale.
In questo caso, la copia autentica può eseere utilizzata solo nel procedimento in corso.
11) PIU' SEMPLICE PARTECIPARE AI CONCORSI
E' abrogata l'autenticazione della firma per la presentazione delle domande ai concorsi pubblici, nonchè ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali; non è inoltre più previsto il limite di età, tranne che per alcuni casi particolari previsti dalle singole amministrazioni, in relazione alla natura del servizio.
Sono conseguentemente aboliti, i titoli preferenziali relativi all'età.
Se due o più candidati ottengono, a conclusione delle operazioni di valutazione dei titoli e delle prove di esame, pari punteggio, è preferito il candidato più giovane di età.
12) AUTENTICAZIONE DI FOTOGRAFIA
La fotografia, può essere autenticata direttamente dall'ufficio che rilascia il certificato, purchè sia presentata personalmente dall'interessato.
L'autentica di una foto, può essere effettuata solo se richiesta espressamente da una norma di legge (passaporto, patente).
13) NOVITA' IN MATERIA DI RILASCIO DELLE CARTE D'IDENTITA' E PASSAPORTO
La carta di identità, può essere rinnovata sei mesi prima della scadenza.
Nei documenti di riconoscimento, non è più necessaria l'indicazione dello stato civile, a meno che non lo richieda espressamente l'interessato.
I giovani in attesa di svolgere il servizio di leva obbligatorio, potranno ottenere subito il rilascio della carta di identità e/o del passaporto; è infatti abrogata la norma che prevedeva il nulla osta obbligatorio per il rilascio del passaporto e/o della carta di identità.
14) FIRME DI PIU' PERSONE SEPARATAMENTE
I documenti che richiedono la firma di più persone, possono essere sottoscritti anche separatamente ed in momenti diversi.
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